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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi del Regolamento U.E. n. 679/2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dati: “R.G.P.D.”)
TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
· Titolare del trattamento: STUDIO NOTARILE SCOTTO DI CLEMENTE (di seguito, anche “Studio Notarile”), partita I.V.A. 02078480403, con sede in Piazza Giovanni Paolo II n. 3, 47521 Cesena (FC), tel. 0547/610699, indirizzo e-mail info@notaioscotto.com.
· Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer: “D.P.O.”): indirizzo e-mail info@intelligencesecurity.it, indirizzo p.e.c. t-t.intelsecur@pec.it.
OGGETTO, FINALITÀ, CONDIZIONI DI LICEITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO; TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI; CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI; SOGGETTI CHE POSSONO VENIRE A CONOSCENZA DEI DATI
Il notaio è un pubblico ufficiale che svolge istituzionalmente un ruolo di garanzia e imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti fra privati e alle informazioni in esse contenute, in modo che chiunque possa farvi affidamento; nel contempo, assicura il controllo di legalità degli atti e una qualificata assistenza giuridica volta a far sì che gli atti stipulati realizzino, per quanto consentito, il risultato voluto dalle parti interessate. Tanto premesso, si illustra quanto segue.
· Per lo svolgimento delle proprie funzioni, lo Studio Notarile deve utilizzare alcuni dati riguardanti Lei e le eventuali altre parti interessate: trattasi d’informazioni personali e/o patrimoniali, che saranno trattate – a seconda dei casi – con modalità elettroniche e/o di altro genere. Tali informazioni – a seconda dei casi – possono essere fornite da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi tenuti, prevalentemente, da soggetti pubblici e, più raramente, da soggetti privati. Pertanto, a seconda della natura dell’incarico affidatogli, lo Studio Notarile consulterà o farà consultare il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l’Anagrafe ed altri Pubblici Registri analoghi, ricavandone le informazioni necessarie per il corretto espletamento dell’incarico. In alcuni casi, i registri consultati possono trovarsi all’estero (ad es., quando allo Studio Notarile sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga un’autorità straniera). I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Tali informazioni – le quali sono raccolte e comunque trattate nella misura strettamente necessaria all’esercizio della funzione notarile, all’esecuzione dell’incarico ricevuto e/o allo svolgimento delle relative attività precontrattuali, nonché ai relativi adempimenti contabili, fiscali, assicurativi o di altro genere comunque previsti dalla normativa applicabile – saranno conservate presso lo Studio Notarile per il periodo stabilito dalle rispettive normative di settore (ad es.: la legge notarile, per gli atti originali; il codice civile, per gli adempimenti pubblicitari; la normativa fiscale e tributaria, per i dati di fatturazione e contabilità; la normativa antiriciclaggio, per le informazioni relative all’adeguata verifica; etc.). Il trattamento di tali dati è necessario; in mancanza, lo Studio Notarile non potrà perseguire le finalità illustrate.
· Sempre e solo per il perseguimento delle finalità illustrate nel punto precedente, il trattamento potrebbe riguardare «dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché [...] dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona» (art. 9 R.G.P.D.), e/o “dati personali relativi a condanne penali e reati o a connesse misure di sicurezza” (art. 10 R.G.P.D.), nei casi previsti dalla normativa applicabile. I dati personali rientranti in tali categorie (di seguito, indicati sinteticamente come “Categorie particolari di dati”) potranno essere trattati solo previo Suo libero consenso espresso in forma scritta, oppure ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) e g), R.G.P.D. (ossia, rispettivamente: allorquando il trattamento sia necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria od ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali; e/o allorquando il trattamento sia necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell'Unione Europea o degli Stati membri, tale da essere proporzionato alla finalità perseguita, da rispettare l’essenza del diritto alla protezione dei dati e da prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato). Nel caso di trattamento di tali Categorie particolari di dati sulla base del Suo consenso, il loro conferimento ha natura facoltativa. Peraltro, in ogni caso (e quindi anche nell’ipotesi di trattamento su base consensuale), in mancanza di uno o più dati personali rientranti in tali Categorie particolari di dati, lo Studio Notarile potrebbe non essere in grado di perseguire le suddette finalità.
· A sua volta, lo Studio Notarile è tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici, nei soli casi e modi previsti dalla normativa applicabile. I dati comunicati andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici da cui è tratta la maggior parte dei dati riguardanti Lei e le eventuali altre parti interessate all’atto. La comunicazione avviene in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, mediante gli strumenti informatici e telematici utilizzati presso lo Studio Notarile: a tale scopo, i notai italiani hanno realizzato una rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, e un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire la massima sicurezza anche in tale ambito. A titolo meramente esemplificativo, i Suoi dati potranno essere comunicati, a seconda dei casi: all’Agenzia delle Entrate, già Ufficio del Registro (Ministero dell’Economia e delle Finanze), per la registrazione fiscale del contratto; all’Ufficio del Territorio, già Conservatoria dei Registri Immobiliari e Ufficio del Catasto (Ministero dell’Economia e delle Finanze), per la trascrizione del contratto e la sua volturazione; all’Ufficio dello Stato Civile, per le formalità di competenza (ad es.: in tema di regime patrimoniale coniugale); al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone o di capitali, le modifiche di statuti o patti, le cessioni di quote sociali e altre operazioni analoghe o simili. Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili tramite specifiche modalità regolate direttamente dalla legge; trattasi prevalentemente di pubblici registri consultabili da chiunque. Sempre e solo per lo svolgimento delle proprie funzioni, lo Studio Notarile potrà trasferire i Suoi dati a Paesi terzi (a titolo meramente esemplificativo, in conseguenza dell’eventuale uso di servizi informatici in modalità cloud): tali trasferimenti verranno comunque effettuati in modo da garantire un livello di protezione adeguato, ai sensi degli artt. 44-50 R.G.P.D. I Suoi dati saranno raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti previsti dalla normativa antiterrorismo e antiriciclaggio (D.Lgs. 109/2007 e D.Lgs. 231/2007 e relative norme di attuazione, integrazioni e modifiche) nonché per le successive elaborazioni da parte dei soggetti pubblici competenti; resta comunque ferma la possibilità, per le Autorità competenti e/o per eventuali soggetti da Esse delegati, di trattare i Suoi dati per l’esecuzione dei relativi compiti ai sensi della normativa applicabile (ad es.: nell’ambito di ispezioni, verifiche, etc.).
PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO E PROFILAZIONE
Nell’ambito delle attività di trattamento dei Suoi dati contemplate dalla presente informativa, lo Studio Notarile non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 1 e 4, R.G.P.D.
DIRITTI DELL’INTERESSATO E RELATIVE MODALITÀ DI ESERCIZIO / TUTELA
· Con riferimento ai Suoi dati, Lei può esercitare – alle condizioni, nei modi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile, tenuto conto anche di quanto specificato nel punto seguente – i diritti di accesso (art. 15 R.G.P.D.), rettifica (art. 16 R.G.P.D.), cancellazione (art. 17 R.G.P.D.), limitazione del trattamento (art. 18 R.G.P.D.), portabilità (art. 20 R.G.P.D.) e opposizione al trattamento (art. 21 R.G.P.D.). Inoltre, allorquando il trattamento dei dati sia basato sul Suo consenso, Lei può revocare quest’ultimo, ferma restando la liceità del trattamento basato sul consenso da Lei prestato prima della revoca (art. 7, par. 3, R.G.P.D.) e fatti comunque salvi i limiti all’esercizio del diritto di cancellazione secondo quanto specificato nel punto seguente.
· Come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, l’atto notarile deve essere conservato nel tempo nel suo tenore originario. Pertanto, i dati conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e successive modifiche e integrazioni), in quanto acquisiti: a) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento; b) nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; c) a fini di archiviazione nel pubblico interesse; d) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Per lo stesso motivo, ogni successiva modifica dei dati contenuti nell’atto notarile non deve e non può comportare alcuna modifica dell’atto medesimo, ma è documentata con le modalità sue proprie (ad esempio, il trasferimento di residenza sarà comunicato all’anagrafe, ma non comporterà la modifica dell’atto notarile; allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario, non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell’estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla normativa applicabile); qualora invece l’atto notarile debba essere corretto per l’oggettiva erroneità di alcuni suoi elementi, tale correzione può essere effettuata solo per mezzo di un atto notarile ulteriore.
· I diritti sopra citati possono essere esercitati gratuitamente, fatti salvi i casi di richieste manifestamente infondate o eccessive di cui all’art. 12, par. 5, R.G.P.D. Per l’esercizio di tali diritti, Lei può (per i riferimenti, vedasi – sopra – il paragrafo “TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI”): 1) inviare una lettera raccomandata all’indirizzo della sede dello Studio Notarile o recarvisi fisicamente; oppure 2) scrivere all’indirizzo e-mail dello Studio Notarile o all’indirizzo e-mail e/o p.e.c. del D.P.O. Inoltre, per la tutela dei Suoi diritti, Lei può – alle condizioni, nei modi e nei limiti previsti dalla normativa applicabile – presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 Roma, indirizzo e-mail protocollo@gpdp.it, indirizzo p.e.c. protocollo@pec.gpdp.it (art. 77 R.G.P.D.), oppure rivolgersi all’Autorità Giudiziaria competente (art. 79 R.G.P.D.).
CONSENSO AL TRATTAMENTO DELLE CATEGORIE PARTICOLARI DI DATI
Il/la sottoscritto/a ………………………………………………………………………….…..…………....... (“interessato/a”) conferma di aver preso visione dell’informativa che precede e, liberamente, con la propria firma apposta in calce al presente documento:
¨ acconsente al trattamento delle Categorie particolari di dati secondo quanto specificato nell’informativa medesima
¨ non acconsente al trattamento delle Categorie particolari di dati secondo quanto specificato nell’informativa medesima
(LUOGO E DATA) ………………………………………………………..……………….
(FIRMA DELL’INTERESSATO/A) ……………………………………………….….…………………………